文号的使用规范如下：
文号由机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。
年份使用公元纪年，在“〔〕”内用阿拉伯数字标注。
例如：皖政字〔2004〕18号，其中“皖政”是安徽省人民政府的代字，“〔2004〕”是发文的年号，“18号”是该年份发文的顺序号。
几个机关联合行文时，只标注主办机关的发文字号。
有文件版头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中。
无文件版头的文件，发文字号放在标题下的右侧方。
行文中向上级报送的文件一般用“字”。
公司或事业单位与不相隶属单位往来的公文，一般用“函”。
重要公文不宜用单位办公室的名义发文，一般事务性工作可以用“办字”。
